7 årsager til hvordan digital arkivering kan forbedre dine arbejdsgange
På mange arbejdspladser landet over er der i dag et øget fokus på procesoptimering af de eksisterende arbejdsgange. Der findes mange grunde og motiver til, hvorfor nogle arbejdspladser ønsker at forbedre deres måde at gøre tingene på.
For nogle kan der være tale om at mindske resursespild såvel som tid, hvor der for andre kan være tale om at forbedre kvaliteten af deres arbejde eller blive mere konkurrencedygtige og lignende. Uanset de bagvedliggende årsager og grunde kan det give god mening, at du begynder at tænke på, hvordan du effektivisere dine nuværende arbejdsgange.
Men hvorfor egentligt?
Du står måske selv i dag med nogle rutiner og arbejdsmåder, som du ikke helt finder særligt spændende og for den sags skyld overhovedet produktive. For langt de fleste af os handler det om at gøre en god indsats på arbejdet – en indsats der føles stimulerende for os. Men selvom at den pågældende arbejdsopgave ikke føles særlig stimulerende, kan den stadigvæk være vigtig.
For eksempel er det for mange arbejdspladser vigtigt, at deres dokumenter håndteres og arkiveres ordentligt. Der kan være tale om arkivering af sagsmapper, fakturaer, notaer, personale dokumenter og meget mere.
Dog kan almindelig arkivering være en til tider meget manuel tung arbejdsproces.
Det fysisk vs. Det digitale
Når det kommer til almindelig fysisk arkivering, starter de fleste oftest med at lokalisere det sted, hvor det eftersøgte arkivskab står. Herefter står man oftest over for opgaven om at finde det sted i sorteringssystem, hvis denne findes, hvor dokumentet skal sættes.
Selvom at det ikke lyder som det helt store, kan det hurtigt gå hen og være en tidskrævende, såvel som en resursekrævende proces. Dette skyldes, at først skal du finde, hvor arkivskabet/ene står, herefter finde det pågældende arkivskab. Dernæst skal du finde det sted, hvor dit dokument skal placeres henne.
Alle disse dele forudsætter særlige krav til, hvad angår:
- Fysisk plads
- Et ordentligt system
- Sikker opbevaring
- Ordentlige forhold (ingen risiko for vandskade, fugt mv.)
- At der systematisk sortering
Ligeledes kan arkiveringsarbejdet begynde at tage længere tid og hurtigt blive ineffektivt i takt med at arbejdsbyrden stiger.
Tager du ovenstående i betragtning kan digital arkivering være en meget fordelagtig løsning, hvis du ønsker en lettere og mere effektiv hverdag.
Digital arkivering – kort og godt
Selvom at du ikke helt slipper for arkivering med digital arkivering, bliver selve arbejdsprocessen sat ned på et minimum. Det betyder, at du kan bruge din tid og kræfter på bedre ting.
Du vil blandt andet kunne nyde godt af følgende 7 fordele:
- Du bruger mindre tid
- Mere strømlinet organisering
- En klar struktur
- Automation
- Ingen behov for fysisk plads
- Slip for fysiske risikoer (fugt, vand, brand mv.)
- Brug mere tid på værdiskabende aktiviteter